Productividad personal

La productividad personal la podemos definir como el resultado del producto entre el tiempo empleado y la intensidad del enfoque en la tarea. Por lo tanto, maximizar el enfoque mental en el trabajo optimiza el resultado producido por la unidad de tiempo empleado.

Las personas más productivas no son las que trabajan más horas, sino las que son capaces de hacer más en las horas que trabajan. Lo mismo ocurre con los estudiantes. No se trata de estudiar una gran cantidad de horas, sino de aprovechar el tiempo de estudio con la mayor intensidad de concentración posible. Los mejores estudiantes suelen dedicar menos horas a estudiar que la media. Lo que sucede es que saben sacarle más partido a ese tiempo.

Cuanto más enfoquemos nuestra energía mental en un determinado objetivo que deberá ser prioritario para nosotros, mayor será el resultado. Más productivos seremos. Por otro lado, para maximizar esa productividad, deberemos controlar cualquier fuente de distracción o de interrupción.

El tipo de aproximación que conduce la productividad al límite es la que se fundamenta en un pensamiento profundo y libre de la dispersión superficial, durante un período de tiempo lo suficientemente amplio.

Lo primero que debemos definir para ser productivos en la vida es aquello que es lo más importante para nosotros. Seguidamente, pondremos nuestro enfoque mental en ese objetivo. Y, a continuación, emplearemos toda nuestra determinación, nuestra fuerza de voluntad, en alcanzar esa meta.

Definir un objetivo claro en la vida, aquello que es lo más importante, es como disponer de una lente que nos permite verlo todo con especial nitidez. Saber hacia dónde nos dirigimos es clave para la eficiencia personal.

Tener una meta supone saber hacia dónde hay que ir. Tener un enfoque claro significa tener claro qué hay que hacer para alcanzar esa meta. Conocer el objetivo, pero perseguirlo sin enfoque, no sirve para nada.

Si pensamos en un velero, el viento que impacta en la vela y que hace avanzar la nave es como nuestra fuerza de voluntad, mientras que el timón representa el enfoque mental. La fuerza de voluntad pone el barco en movimiento y el enfoque lo dirige hacia un objetivo concreto. La conjunción de esos elementos genera productividad.

Así pues, cuanto mayor sean el enfoque y la determinación, mayor será la productividad personal. Y en el mundo de los negocios sucede exactamente lo mismo. Cuanto más nítido es el enfoque de una empresa y cuantos más recursos se empleen en su desarrollo, mayor será su productividad y, en consecuencia, mayor será su resultado.

Sin embargo, muchos empleados del mundo actual piensan que la forma en la que aportan valor a sus organizaciones no es consecuencia de la concentración mental o del pensamiento profundo, sino de centrarse en la realización de actividades más vistosas, pero más superficiales, como enviar una gran cantidad de correos electrónicos cada día, responder los correos electrónicos recibidos con celeridad, asistir a todas las reuniones posibles, buscar cualquier oportunidad para hablar con otros empleados, etcétera. Actividades que proyectan una gran presencia y ocupación, pero que son más superficiales que profundas. Este tipo de empleado entiende que su productividad es consecuencia de esa clase de acciones y, lo que es peor, se convence de que realizando esas tareas está haciendo un buen trabajo.

Se trata de una productividad subjetiva, pero en ningún caso objetiva. Es una percepción de la eficiencia personal que se aleja totalmente del sentido común. Estar ocupado, o parecer que se está ocupado, no tiene nada que ver con ser productivo para la empresa.

Llegados a este punto se impone una reflexión. Si la tendencia actual es pensar de forma más superficial y, por otro lado, la economía del conocimiento valora, cada vez más, el pensamiento profundo y la capacidad de concentración, existe para los empleados capaces de apreciar esa oportunidad, una clara vía de diferenciación y de progreso profesional.

Rutinas para aumentar la productividad en el trabajo

Para ser más productivos en el trabajo podemos empezar centrándonos en la concentración y en cómo podemos aumentarla. Como ya hemos visto, esa capacidad es como un músculo y con el uso se fatiga. Así pues, la clave para fortalecerla pasa por establecer una serie de rutinas y de rituales.

El primer paso es tomar consciencia de la influencia que tiene la concentración en el pensamiento profundo y en la calidad del trabajo. El segundo será establecer rutinas que faciliten nuestra concentración y que limiten las distracciones.

Vamos a ver qué trucos pueden ayudar a concentrarnos en nuestro día a día en el trabajo. Muchos de ellos se centran en eliminar las distracciones. Estas dificultan la atención de la mente sobre una determinada tarea. Pueden ser externas (las relacionadas con la luz, las personas, internet, teléfono móvil o con el ruido) o internas (las que tienen que ver con los pensamientos que interfieren en lo que estamos enfocados). Es más fácil controlar las distracciones externas que las internas.

Algunos de esos trucos son:

• Al llegar al trabajo, lo primero que haremos será una lista con todo lo que deberíamos atender durante nuestra jornada laboral. Ello nos permitirá visualizar los objetivos que tenemos para ese día. Ese proceso de planificación lo realizaremos sin prisas y sin estrés. Pasado un tiempo, la mente empezará a fluir de forma natural.
• Fijar un tiempo límite para cada tarea. Ello nos ayudará a enfocarnos en lo esencial y a no irnos por las ramas.
• Organizar el lugar de trabajo de forma que minimicemos todo aquello que nos pueda distraer.
• Aislarnos de la gente cuando vamos a profundizar en una tarea que requiere de trabajo individual.
• Disponer, cuando sea posible, de un espacio físico distinto al que ocupamos normalmente para pensar en profundidad. Esa es una rutina especialmente indicada para aquellos que trabajan en espacios compartidos.
• Eliminar todos los ruidos que tenemos alrededor, empezando por desconectar el sonido del teléfono móvil.
• Desconectarnos de internet.
• Definir todas aquellas cosas que facilitan el proceso de concentrarnos. Por ejemplo, una taza de café, comida, una pizarra, papel y bolígrafo, etcétera. Todo ello deberá estar definido y sistematizado, con antelación, para no malgastar la energía mental en pequeñeces.
• Cuanto más nos interese una determinada tarea, más fácil será que nos concentremos en ella. Además, cuando alguien siente auténtica pasión por algo, le dedica mucho tiempo a ese algo y acaba convirtiéndose en un experto. Y, la conjunción de la pasión y del conocimiento genera resultados extraordinarios.

Bill Gates, cuando era CEO de Microsoft, se tomaba cada cierto tiempo una semana para pensar en profundidad. Dejaba su oficina, sus obligaciones del día a día y a su familia. Se aislaba con sus libros y con sus notas. Su objetivo era reflexionar, sin interrupciones y sin distracciones, acerca de todos los grandes temas relacionados con su negocio.

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