Un negocio consiste en un sistema, método o forma de obtener dinero, a cambio de ofrecer productos, bienes o servicios a otras personas. — Wikipedia

Un negocio, para serlo, implica que cada vez que vendemos ganamos dinero. Si no es así, acabaremos teniendo problemas de tesorería y desapareciendo, solo es cuestión de tiempo. Hay empresarios a los que les cuesta pensar en beneficios, porque confunden un desagrado por los negocios especulativos con la rentabilidad imprescindible en cualquier organización que quiera sobrevivir.

Asimismo, las entidades sin ánimo de lucro también tienen que pensar en la necesaria rentabilidad que les permita llevar a buen fin su objetivo. Ser sostenible y generar rentabilidad es imprescindible. Decidir qué se hace con el beneficio, cómo se distribuye y a qué se dedica, es otro tema distinto.

Este contexto de rentabilidad a cambio de supervivencia se combina de múltiples formas con la realidad. Para asegurar que nuestra actividad no genera pérdidas cada vez que se vende, lo mejor es disponer de una buena contabilidad de costes. Hay un gran número de preguntas que se resuelven gracias al cálculo de costes:

• ¿Cómo calculo los precios de venta?
• ¿Cómo pongo precio al proyecto?
• ¿Acepto un pedido con un precio por debajo de lo habitual?
• ¿En qué acciones gasto mi presupuesto de marketing? ¿Qué tipología de clientes me interesa más?
• ¿Qué productos o servicios debo vender más?
• ¿Es competitivo mi departamento de logística, administración, etc.?
• ¿Son rentables todos mis productos?
• ¿Qué clientes son más rentables para mi empresa?
• ¿Me puedo permitir cambiar la maquinaria?

Concepto y utilidad de la contabilidad de costes

La contabilidad de costes es clave para no llegar a tener problemas de tesorería. Si nos aseguramos de la rentabilidad de cada uno de nuestros productos y clientes, y tomamos medidas cuando eso no es así, no generaremos pérdidas cada vez que vendemos. Quizá sea este ámbito el más técnico de los que afectan a gestión económica de la empresa. Un buen asesoramiento es importante para no cometer errores que nos lleven a tomar decisiones equivocadas.

En costes lo más importante es reflejar el proceso real en los cálculos que se hagan y evitar repartir gastos sin un criterio claro. Veamos unos cuantos conceptos técnicos para situarnos:

• Contabilidad financiera: Es de uso externo, histórica, monetaria y reglada. Es la que usamos para preparar los estados financieros que se publican, que incluye básicamente el balance de situación, y la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Contabilidad de gestión: Es de uso exclusivamente interno. Es la que utiliza la dirección para la toma de decisiones. Es una combinación de información histórica y previsional, suele hacer comparaciones con la realidad, el presupuesto, el forecast. Puede ser monetaria y no monetaria, incluyendo indicadores de productividad y eficiencia que no se expresen en moneda, sino en unidades producidas, acciones realizadas, etc. Y no está sujeta a normas, solo a los criterios fijados por la empresa de acuerdo con sus objetivos y a criterios de conciliación técnicos para garantizar su fiabilidad.
• Contabilidad de costes o analítica: Es la parte de la contabilidad de gestión que analiza el resultado contable obtenido por la empresa para controlar la eficacia de la organización y de cada uno de sus componentes, permitiendo así la toma de decisiones que faciliten la adaptación permanente de la empresa.

La contabilidad de costes se utiliza para:

• Calcular los costes de los productos o servicios.
• Calcular el coste de las diferentes partes de la empresa (departamentos, secciones delegaciones, centros).
• Saber cuánto cuesta cada etapa del proceso productivo de la cadena de valor de la empresa.
• Valorar las existencias (stocks) y los consumos (coste de las ventas).
• Analizar el proceso de generación del resultado contable.
• Contribuir al control y reducción de costes.
• Y en general y de forma principal, tomar decisiones estratégicas (eliminar un producto, externalizar una actividad, fijar precios, descuentos, retribuciones...).

La utilidad de la contabilidad de costes se hace patente en entornos competitivos, donde la supervivencia de la empresa depende de la posibilidad de poner en el mercado un producto de calidad a un precio cada vez más ajustado. La competencia en muchos sectores se localiza en la generación de margen, siendo clave la mejora continua de la rentabilidad para asegurar la viabilidad del negocio.

En este contexto, el conocimiento de los costes es primordial en la fijación del precio de venta de los productos. Se encuentra determinado por dos variables:

En ocasiones el mercado otorga a un producto un precio que obliga a nuestra empresa a vender por debajo del coste de venta. Es decir, cada vez que vendemos, estamos poniendo dinero. Si esto ocurre, quizá debamos eliminar el producto de forma radical. No obstante, en ocasiones vender ese artículo es necesario para vender otros productos que sí generan beneficio. Si la situación es esta, hay que asegurarse de que el margen generado por la empresa cubre la pérdida del primer producto. Lo realmente importante es saber muy bien qué está ocurriendo, y actuar con pleno conocimiento.

Así, si se fija el precio solo atendiendo a la competencia, puede ocurrir que no se esté en condiciones de suministrar el producto o servicio al coste necesario para generar una diferencia positiva en cada venta —el margen—. Por ello, la fijación de precios de venta requiere conocer bien los costes que se incorporan al producto o servicio y que deben estar cubiertos por el precio de venta.

Sin embargo, ni todos los costes son iguales ni se comportan de la misma forma. Es importante conocerlos para poder tratarlos y entender la información que nos facilitan.

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